Events ·Daniel Putsche·02.10.2017

Unsere Insights und Learnings als Veranstalter der Startup Safari Frankfurt / Rhein-Main nach 550 verkauften Tickets, 10.606 Besuchen auf der Website und 1.884 Stunden Vorbereitung

Lange haben wir intern diskutiert, ob wir dieses Veranstaltungsformat von der Safary UG aus Berlin lizenzieren sollen. Die ersten internen Gespräche fanden schon im September 2016 statt, im Oktober 2016 haben wir dann erst einmal selbst an der Startup Safari Berlin teilgenommen und uns ein Bild vom Ablauf, den Risiken und dem möglichen Impact gemacht. Von Oktober bis Januar haben wir den Business-Case hin und her gerechnet und egal welche Hypothesen wir der Kalkulation zu Grunde gelegt haben, eines wurde klar: Das Event wird maximal ergebnisneutral werden. Aus folgenden Gründen haben wir uns dennoch dazu entschieden, den verhandelten Vertrag zu unterzeichnen und das Event zu veranstalten:

  • Wir hatten letztes und dieses Jahr viel Besuch bei Candylabs von Konzernen, die eine Art interner Startup Safaris veranstaltet haben. Dabei waren zum Beispiel die Deutsche Bahn, Roche Diagnostics oder die ManpowerGroup. Wir waren der Meinung, dass es ein größeres Event einen exponentiell größeren Impact haben muss.

  • Die Startup-Szene und das Ökosystem Frankfurt / Rhein-Main sind über die letzten Jahre stetig gewachsen und Anfang 2017 war es unserer Einschätzung erstmals soweit, dass die Region für ein Event in der Größe der Startup Safari reif war.

  • Wir selbst unterstützen Konzern und Mittelstand in der Digitalisierung und hatten die Hypothese, dass die Startup Safari für innovationsorientierte Unternehmen ein idealer, weil einfacher Einstiegspunkt in die Welt der Startup-Methoden sein müsste. Die Hypothese war stark durch unsere Erfahrungen aus der Organisation der FuckUp Nights Frankfurt gestützt. Diese hat sich als einfacher und emotionaler erster Berührungspunkt zum Thema Fehlerkultur etabliert.

  • Und zu guter Letzt leben und arbeiten wir alle in Frankfurt und der Region und waren der Meinung, dass die Region nur dann eine Rolle in der Deutschland-Bilanz spielen kann, wenn wir die Region auch zusammenführen!
     

Das Feedback zur Startup Safari hat uns überrannt

Soviel vorweg: Die Startup Safari war ein voller Erfolg. Von allen Seiten, den Teilnehmern, Hosts, Sponsoren und allen weiteren Beteiligten haben wir unisono dasselbe Feedback erhalten. Von “sowas hat die Region gebraucht” bis “nächstes Jahr auf jeden Fall wieder” war alles dabei. Vielen Dank hierfür an alle, die eine Rolle bei der Safari gespielt haben!

Die Zahlen zur Startup Safari Frankfurt / Rhein-Main

1. Der Aufwand

Das Organisieren einer Veranstaltung dieser Größenordnung geht nicht ohne signifikanten Aufwand einher. Insgesamt sind 1.884 Stunden Vorbereitung angefallen, das entspricht etwas mehr als einem Mannjahr. Erwartungskonform war die ansteigende Intensität, je näher es auf die beiden Veranstaltungstage am 27. und 28. September zuging. Während der Planung beschäftigte uns hauptsächlich:

  • Vertragsmanagement

  • Partner- und Hostmanagement (Koordination aller Programmpunkte)

  • Sponsorenakquisition und -Management

  • Marketing (insbesondere Newsletter und Social Media)

  • Public Relations

  • Ticketing

  • Volunteer-Akquisition und -Management

  • Veranstaltungsmanagement

Das mit Abstand zeitintensivste Gewerk war hierbei das Marketing mit 686 Stunden und 36,4% Anteil am Gesamtaufwand.

2. Die Ticketverkäufe

Die erste Ausgabe der Startup Safari Frankfurt / Rhein-Main hatte über 600 Teilnehmer. Über Eventbrite, das Ticketing-Tool, welches für die Safari zum Einsatz kam, haben wir 550 Tickets ausgegeben. Bei genauerer Betrachtung des Verlaufs der Ticketsales, sind spannende Insights zu entdecken:

  1. Die drei initialen 2-for-1 Ticketaktionen waren nach jeweils einer Stunde ausverkauft und sicherten den ersten 200 Teilnehmern einen vergünstigten Zugang zur Safari.

  2. Anschließend hat sich die erwartete Linearität in der Ticketausgabe eingestellt, welche insbesondere in den Sommerferien leicht eingebrochen ist.

  3. Sobald das tatsächliche Programm ab Anfang September verfügbar war, kamen in den letzten drei Wochen nochmal fast 300 Teilnehmer hinzu.


3. Der Traffic auf der Website

Insgesamt hatten wir 10.606 Sessions auf der Website http://frankfurt.startupsafari.com. Gut erkennbar ist hier die Konformität zum Verlauf der Ticketsales, insbesondere den 2-for-1 Aktionen im Mai und im Juni. Je mehr Traffic auf der Website war, desto besser sind gegen Ende der Laufzeit auch die Wochenenden mit weniger Traffic im Verlauf erkennbar. Ansonsten gab es hier keine Überraschungen für uns, die Erwartungen auf Basis unserer Erfahrungen mit der FuckUp Nights Frankfurt sind zu 100% eingetroffen.

Tools, die wir für die Planung und Durchführung der Startup Safari eingesetzt haben

Vom Ticketing über Newsletter haben wir auf eine ganze Reihe von Drittanbieter-Tools gesetzt. Durch die Organisation verschiedener anderer Events und die Erfahrung aus vielen Digitalisierungsprojekten mit Konzern und Mittelstand, hat sich über die Zeit ein Brutto-Toolset etabliert, welches wir für die Startup Safari wie folgt individualisiert haben:

Ticketing
Das Ticketing läuft über Eventbrite mit einer Einbindung auf unserer Website unter http://frankfurt.startupsafari.com/ticket/. Der Einsatz ist erprobt und Eventbrite ist mit einer ausreichenden Feature-Vielfalt ausgestattet. Mit der Einbindung auf unserer Website ermöglichen wir dem potentiellen Teilnehmer das Abrufen von allen relevanten Informationen, bevor er sich für den Kauf eines Tickets entscheidet.

Newsletter
Mailchimp ist hier unsere erste und einzige Wahl. Über einfach verwaltbare Listen und Segmentierungen können wir hiermit zuverlässig die richtige Audience erreichen. Ein Feature, welches wir bei Mailchimp intensiv einsetzen, ist die Möglichkeit des A/B-Testings. Die Tests erlauben uns, unsere Kommunikation zu optimieren und entsprechend der Interessen unserer Empfänger anzupassen. Insbesondere lernen wir hierüber, welche Betreffzeile zu welchen Opening- und Clickrates führt, sowie welcher Content in welcher Konstellation am besten performt.

Website
Die Website ist Teil des Franchisevertrages und wird vom Franchisegeber gestellt. Die Seite basiert auf Wordpress und ist auch für Non-Techies super einfach zu bedienen und zu administrieren.

Timetracking
Eines unserer wichtigsten Tools ist Harvest. Mit Harvest tracken wir in allen Projekten und natürlich auch bei der Startup Safari, unsere Stunden. Die Erfassung erfolgt mit Zuordnung zu den verschiedenen Segmenten (Marketing, Ticketing, etc.) innerhalb eines Projektes. Hierdurch können wir Aufwand & Profitabilität einfach sichtbar machen.
 

Kommunikation
Nahezu die gesamte Kommunikation zur Startup Safari lief in Slack. Über 15.000 Nachrichten in mehr 13 Channels wurden gesendet.

Listen/Admin
Nahezu ein unzählbarer Berg an Listen sind in Google Drive entstanden. Von Informationen zu Sessions von Host über Finanzplanung bis zum Lead-Management für Sponsoren haben wir alles in Google Spreadsheets koordiniert. Grund hierfür ist die Einfachheit in der zeitgleichen Kollaboration mit nahezu unbegrenzten Teilnehmern.

Unsere TOP 3 Learnings der ersten Ausgabe der Startup Safari Frankfurt / Rhein-Main

  1. Für uns war das Konzept der Startup Safari klar: Es gibt ein Überangebot an Sessions und die Teilnehmer schedulen sich ihr individuelles Programm über unser Scheduling Tool. Selbige Kenntnis des Ablaufes haben wir auch bei den Teilnehmern vorausgesetzt, was sich als großer Fehler herausgestellt hat. Wir haben zwischen zwei bis fünf Kontakte in der Customer Journey benötigt, bis das Konzept verstanden wurde. Klarer Indikator hierfür waren einige Teilnehmer, die nach Publishing des Programmes auf uns mit den Worten “Ich dachte, das wäre eine Abendveranstaltung” zukamen. Für die Startup Safari 2018 haben wir uns daher eine noch klarere Kommunikation auf unsere To Do Liste gesetzt.

  2. Der Aufwand für die Koordination der Session-Hosts inklusiver aller Informationen wie beispielsweise Session-Titel, Speaker-Infos und Session-Beschreibungen war um ein vielfaches höher als ursprünglich angenommen. Dies wird sicher zu einer Anpassung im Prozesses bei der nächsten Startup Safari führen.

  3. Last but not least haben wir durchweg positives Feedback erhalten. Unsere Hypothese, dass die Region genau ein solches Event benötigt, hat sich hiermit bestätigt und die Planungen für die nächste Startup Safari in 2018 haben bereits begonnen.


Zum Abschluss ein herzliches Dankeschön an alle Teilnehmer, Sponsoren, Hosts und Volunteers! Ohne euch wäre dieses Event in dieser Form nicht möglich gewesen. Und wer ein weiteres Event von uns besuchen möchte, der ist herzlich eingeladen zur FuckUp Nights Frankfurt am kommenden Donnerstag, den 5. Oktober um 19 Uhr.

Tickets gibt es unter: http://www.fuckupnightsfrankfurt.de/tickets/

Ebenfalls interessant:

Autor

Sie haben Fragen oder Anmerkungen zu diesem Thema?
Melden Sie sich bei:

Daniel Putsche
Geschäftsführung

+49 69 348790 329
daniel.putsche@candy-labs.com