Die Kernaufgabe eines Projektmanagers ist, ein Projekt erfolgreich durch alle Entwicklungsphasen zu begleiten. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, bedienen sich die meisten Projektmanager an Methoden und Modellen, die an die jeweilige Projektsituation und das Unternehmen oder Team angepasst werden.
Klassisches Projektmanagement - Das Wasserfall-Modell
Das seit den 70er-Jahren bekannte Wasserfall-Modell erhält seinen Namen dadurch, dass es von aufeinanderfolgenden Phasen geprägt wird, die grafisch oft in Form von Kaskaden dargestellt werden. In den meisten Fällen werden die folgenden Projektphasen definiert:
- Konzeption
- Gestaltung
- Technische Entwicklung
- Roll-out/Implementierung
- Wartung
Dieses Modell wird oft bei umfangreichen Projekten eingesetzt. Mit einer gut strukturierten Umsetzung und umfassenden Dokumentation in Form von Lasten- und Pflichtenheften, sowie Projektplänen und Kostenkalkulationen, sind das Projekt und dessen Ablauf klar definiert. Dies sorgt für mehr Sicherheit bei Kunden und innerhalb von Projektteams.
Nach Projektbeginn werden die Aufgaben der jeweiligen Phasen bearbeitet und deren Reihenfolge nicht mehr verändert. So steht schon zu Beginn eines Projektes fest, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Aufgaben bearbeitet werden und wann Zwischenabnahmen erfolgen.
Agiles Projektmanagement - Kanban und Scrum
Seit einigen Jahren gewinnt das agile Projektmanagement an Popularität. Es zeichnet sich dadurch aus, dass Aufgaben innerhalb eines Prozesses spezifiziert und bearbeitet werden, wodurch es sich vom planungsintensiven Wasserfall-Modell deutlich unterscheidet. Die bekanntesten Methoden für das agile Projektmanagement sind Kanban und Scrum. Diese stechen durch flexibles und iteratives Arbeiten in kurzen Bearbeitungszyklen hervor.
Mit Hilfe sogenannter “User Stories”, also den Funktionen und Anwendungsfällen eines Produkts aus Anwendersicht, werden die anfallenden Aufgaben, Probleme und Herausforderungen sortiert.
Auf den ersten Blick ähneln sich das Kanban-System und das Wasserfall-Modell, da mit beiden Methoden die gleichen oder ähnlichen Projektphasen durchlaufen werden. Während beim Wasserfall-Modell jedoch das gesamte Projekt die jeweiligen Phasen durchläuft, werden bei Kanban die Aufgaben in sogenannte Tickets aufgeteilt, die wiederum die Phasen des Projekts unabhängig durchlaufen. Durch die Ähnlichkeit der Systeme kann Kanban auf einem bereits existierenden Wasserfall-Modell aufsetzen, mit dem Ziel dieses allmählich schneller und flexibler zu gestalten.
Im Scrum-Verfahren werden Aufgaben anhand ihrer Priorität sortiert und in Arbeitspaketen, auch Sprints genannt, gebündelt. Ein Sprint hat eine Dauer von einer bis vier Wochen in denen die vorgesehenen Aufgaben bearbeitet werden. Während der Bearbeitung des Sprints resultierende Aufgaben und Optimierungsansätze werden gesammelt und bei der Planung eines folgenden Sprints berücksichtigt. Scrum gilt als teamorientierte Methode, da die Aufgaben von den Teams jeweils eigenständig priorisiert und bearbeitet werden. Um den Überblick zu behalten ist es wichtig regelmäßige Status-Updates durchzuführen, den Ist-Zustand eines Projekts oder anfallende Aufgaben zu besprechen. Ziel ist, dass jedes Teammitglied über eine umfassende Projektübersicht verfügt und weiß, für welche Aufgabenstellungen gerade welche Ressourcen gebunden sind. Nach jedem Sprint findet ein Review im Projektteam statt, worauf Verbesserungs- und Änderungsvorschläge gemacht werden können. Diese können wiederum aufgrund der flexiblen Vorgehensweise in den nächsten Sprint aufgenommen werden und so schneller zu einem besseren Projektergebnis führen.
Pro und Contra beider Methoden
Im Wesentlichen entscheidet das Projektumfeld darüber ob eine klassische oder agile Herangehensweise zu bevorzugen ist. Das klassische Projektmanagement mit Hilfe des Wasserfall-Modells bietet sich an, wenn das angestrebte Ergebnis schon feststeht und eine hohe Planbarkeit des Projekts gewünscht wird. Für innovative und abstrakte Projektergebnisse bietet sich die iterative, flexible und agile Herangehensweise von Methoden wie Kanban und Scrum an.
Vorteil des Wasserfall-Modells ist die klare Abgrenzung der jeweiligen Phasen und die einfache Planung und Kontrolle von Projekten. Bei stabilen Anforderungen und Rahmenbedingungen ist es außerdem ein sehr effizientes Modell, da eine klare Abschätzung von Kosten und benötigten Ressourcen möglich ist.
Das Wasserfall-Modell hat jedoch auch ein paar Nachteile, wie zum Beispiel die Abgrenzung von Phasen untereinander. Meistens erfolgt ein fließender Übergang, da manche Aufgaben sich noch in der Planung befinden, während andere bereits ausgeführt oder abgeschlossen werden können. Durch das frühe Festschreiben der Anforderungen ist das Modell auch unflexibel gegenüber Änderungen, die in den meisten Fällen zusätzliche Kosten mit sich führen. Wenn Fehler im Prozess oder Produkt erst spät erkannt werden, führt dies ebenfalls zu einem erheblichen Korrekturaufwand.
Die Arbeit mit Scrum ist aufgrund seiner wenigen Regeln leicht verständlich und schnell einführbar. Die kontinuierliche und adaptive Planung von Aufgaben sorgt für eine hohe Flexibilität und ist eines der Hauptmerkmale der Scrum-Methode. Auf kurzfristige Änderungen oder die Entwicklung von Produkteigenschaften kann mit Hilfe von Scrum schnell reagiert werden, was eine zeitnahe Umsetzung dieser ermöglicht. Probleme können so ebenfalls schnell identifiziert und behoben werden.
Einer der größten Nachteile der agilen Vorgehensweise ist der fehlende oder nur sehr grobe Gesamtüberblick über die komplette Projektstrecke. Die regelmäßigen Statusupdates erfordern ebenfalls einen hohen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand. Bei Großprojekten arbeiten in der Regel mehrere Teams an bestimmten Aufgaben, da kann es schnell zu Problemen in der Koordination kommen und es entstehen möglicherweise Unsicherheiten aufgrund von fehlenden Zuständigkeiten. Hier ist der Einsatz des Projektmanagers wieder gefragt um solche auftretenden Fragen zu klären. Seine Aufgabe ist, besonders im agilen Projektmanagement, den Überblick über den aktuellen Projektstatus zu behalten und zu wissen an welchen Aufgaben die jeweiligen Teams gerade arbeiten.
Der Einsatz der vorgestellten Methoden muss nicht zwingend “nach Lehrbuch” erfolgen. Im Arbeitsalltag ist es für viele Projekte sinnvoll die Stärken beider Modelle im eigenen Sinne und entsprechend der Projektvorgaben zu kombinieren. Je nach Aufgabenstellung können Teams auch zwischen den Methoden wechseln.
Projektarbeit bei Candylabs
In unserem Arbeitsalltag steht das Candylabs-Team vor der Herausforderung mehrere interne und externe Projekte gleichzeitig bearbeiten zu dürfen. Einzelne Teammitglieder sind dann an einem oder an mehreren Abschnitten eines Projekts beteiligt, begleiten dieses aber nicht zwangsläufig über den gesamten Projektzeitraum. Damit der Projektstatus jederzeit und für alle ersichtlich ist, legen wir für jede neue Arbeitswoche einen Sprint in unseren Projektmanagement-Tool JIRA an. Darin sammeln sich alle anfallenden Tasks der einzelnen Projekte für die kommende Arbeitswoche.
Im sogenannten “Backlog” listen wir die Anforderungen an das Produkt oder Projektergebnis, woraus wir später auch die Tasks für unsere Sprints ableiten. Mit Hilfe einer Indikation für das angestrebte Projekttiming sind wir in der Lage den groben Verlauf und die benötigten Ressourcen eines Projekts zu planen. Diese Rahmenstruktur weist uns und unseren Kunden eine Richtung für das Projekt und erlaubt uns trotzdem flexibel zu agieren und bereits während der Entwicklung eines Produkts Optimierungen vorzunehmen. Dies ist besonders hilfreich, wenn diese Optimierungen oder Anpassungen vorher noch nicht absehbar waren. Die für unser Team maßgeschneiderte Kombination zwischen den klassischen und agilen Methoden ergibt ein flexibles Arbeitsumfeld im Sinne des Projekts, bei gleichzeitig größtmöglicher Planungssicherheit im Budget.